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企業(yè)管理的引擎——ERP
作者：佚名 日期：2001-12-28 字體：[大] [中] [小]
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完達(dá)山集團(tuán)信息中心 于慶勝
黑龍江省完達(dá)山乳業(yè)股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)完達(dá)山集團(tuán))是我國(guó)乳品行業(yè)首家綠色食品生產(chǎn)基地和全國(guó)農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化151家重點(diǎn)龍頭企業(yè)之一。近幾年來(lái)，完達(dá)山集團(tuán)通過(guò)資產(chǎn)重組，大膽改革，積極引入現(xiàn)代信息技術(shù)重塑企業(yè)新形象、新機(jī)制和新的管理模式，給企業(yè)進(jìn)行脫胎換骨的改造，從而使老企業(yè)煥發(fā)出勃勃生機(jī)，不斷創(chuàng)造出企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的佳績(jī),企業(yè)已步入了良性發(fā)展的快車(chē)道。截止到目前，完達(dá)山集團(tuán)通過(guò)資產(chǎn)買(mǎi)斷、租賃、控股等方式使生產(chǎn)分廠、分公司達(dá)到24家，產(chǎn)品銷(xiāo)售收入、利稅分別由1998年實(shí)施ERP前的1.9億元和1,210萬(wàn)元遞增到2000年實(shí)施ERP后的4.2億元和7,800萬(wàn)元。
1998年，完達(dá)山集團(tuán)的決策層達(dá)成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，把握信息就是把握商機(jī)，企業(yè)要有超前的思維才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于不敗之地; 要引進(jìn)先進(jìn)的管理系統(tǒng)改造企業(yè)的傳統(tǒng)手工管理,用信息化來(lái)帶動(dòng)管理的現(xiàn)代化。經(jīng)過(guò)認(rèn)真的市場(chǎng)調(diào)研并走訪(fǎng)其他成功實(shí)施ERP的企業(yè)，完達(dá)山最終決定選擇具有強(qiáng)大企業(yè)生產(chǎn)和財(cái)務(wù)管理功能的美國(guó)四班ERP管理軟件系統(tǒng)。
推行ERP系統(tǒng)是一場(chǎng)深刻的企業(yè)管理革命，不可避免地要涉及到對(duì)原有觀念和習(xí)慣的改變以及企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程的重組和優(yōu)化，直至組織結(jié)構(gòu)的變化，這些工作都需要得到最高決策層實(shí)質(zhì)性的支持。為此，在系統(tǒng)實(shí)施初期，集團(tuán)公司就成立了由各部門(mén)主要負(fù)責(zé)人參與的項(xiàng)目推進(jìn)委員會(huì)，由信息中心經(jīng)理?yè)?dān)任項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)，直接向總經(jīng)理匯報(bào)。項(xiàng)目推進(jìn)委員會(huì)定期聽(tīng)取項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)展匯報(bào)，解決實(shí)際問(wèn)題，并根據(jù)公司目標(biāo)向?qū)嵤┬〗M提出具體要求。實(shí)踐表明，上述組織結(jié)構(gòu)保證了項(xiàng)目實(shí)施遇到阻力時(shí)仍能繼續(xù)運(yùn)作，尤其確保了采購(gòu)模塊功能的順利運(yùn)作。項(xiàng)目越是實(shí)施到后期，涉及的部門(mén)越多，就越能體會(huì)到為什么ERP項(xiàng)目又被稱(chēng)為“一把手工程”了。
建立ERP管理模式
ERP系統(tǒng)是企業(yè)管理上的流水線(xiàn)，通過(guò)實(shí)施ERP系統(tǒng)，完達(dá)山集團(tuán)的整體工作被協(xié)調(diào)起來(lái)，主要在以下幾方面實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)變：
1. 以銷(xiāo)售預(yù)測(cè)、銷(xiāo)售計(jì)劃和銷(xiāo)售訂單來(lái)確定主生產(chǎn)計(jì)劃,以生產(chǎn)計(jì)劃確定采購(gòu)計(jì)劃，全過(guò)程只需瞬間完成。
當(dāng)市場(chǎng)變化很快時(shí)能很快地跟隨，消除了生產(chǎn)計(jì)劃員最怕市場(chǎng)變化的情況,更重要的是轉(zhuǎn)變了原來(lái)計(jì)劃體制下形成的面向庫(kù)存生產(chǎn)為市場(chǎng)體制下的面向訂單生產(chǎn)，采購(gòu)計(jì)劃完全按照市場(chǎng)需求品種與數(shù)量的變化而變化，使原材料備用期大大縮短，庫(kù)存量也大大減少,庫(kù)存周轉(zhuǎn)次數(shù)大幅提高，ERP優(yōu)化了企業(yè)供、產(chǎn)、銷(xiāo)平衡。
2. ERP系統(tǒng)是管理者的工具和武器，它不但增強(qiáng)了管理者的效率和能力，還遏制了管理上的疏漏。
企業(yè)的市場(chǎng)擴(kuò)大了，管理業(yè)務(wù)量也加大了，這就要求管理效率要提高，手工管理的效率無(wú)論如何也不能同現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)管理效率相比擬。單拿財(cái)務(wù)結(jié)賬周期做比較，實(shí)施ERP以前月底結(jié)賬平均周期為10天，而實(shí)施ERP后的結(jié)賬周期僅為2天。管理效率和人員素質(zhì)明顯提高，各部門(mén)的管理人員大幅度減少，精減下來(lái)的管理人員被充實(shí)到新組建的分公司，企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大。
3. ERP為企業(yè)的成本管理提供了工具。
要使自己的產(chǎn)品占領(lǐng)市場(chǎng)，就必須對(duì)成本進(jìn)行控制，否則就會(huì)失去市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，從而影響到企業(yè)的生存和發(fā)展。ERP為企業(yè)的成本管理提供了工具，從閉環(huán)MRP發(fā)展到ERP的重要標(biāo)志之一，就是把財(cái)務(wù)和成本管理納入到系統(tǒng)中來(lái)。ERP的成本管理是按照管理會(huì)計(jì)的原理，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)成本進(jìn)行預(yù)測(cè)、計(jì)劃、決策、控制、分析與考核。
在成本發(fā)生前，通過(guò)對(duì)歷史資料的分析研究和反復(fù)測(cè)算，制定出未來(lái)某個(gè)時(shí)期內(nèi)各種生產(chǎn)條件（如生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)水平、能力利用等）處于正常狀態(tài)下的標(biāo)準(zhǔn)成本; 在成本發(fā)生過(guò)程中，將實(shí)際發(fā)生的成本與標(biāo)準(zhǔn)成本進(jìn)行對(duì)比，記錄產(chǎn)生的差異，并作適當(dāng)?shù)目刂坪驼{(diào)整; 在成本發(fā)生后，對(duì)實(shí)際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本的差異進(jìn)行全面的綜合研究，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，并制訂新的標(biāo)準(zhǔn)成本。
4. ERP系統(tǒng)使管理業(yè)務(wù)流程重新組合，管理層更加扁平化。
管理扁平化了，從業(yè)務(wù)層到管理層，從管理層到?jīng)Q策層的距離縮短了，反應(yīng)的周期也縮短了，在決策層和管理層面前業(yè)務(wù)層的數(shù)據(jù)如同玻璃一樣透明。
5. ERP系統(tǒng)為決策層快速提供決策依據(jù)。
財(cái)務(wù)方面原來(lái)每月一次的結(jié)賬周期為10天左右，現(xiàn)在只需兩天完成，縮短了每月經(jīng)營(yíng)分析報(bào)表的周期，使決策層能夠更加及時(shí)準(zhǔn)確決策，真正做到有的放矢，隨著系統(tǒng)使用不斷深入，所積累的數(shù)據(jù)越來(lái)越多，這樣一個(gè)龐大的信息系統(tǒng)為管理層、決策層提供了更加豐富的各種可供分析的數(shù)據(jù)。
ERP使得企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益明顯提高
實(shí)施ERP以前的1998年，完達(dá)山集團(tuán)年銷(xiāo)售收入1.9億元，實(shí)施成功后的2000年銷(xiāo)售收入達(dá)4.2億元，利稅7800萬(wàn)元，且這些成績(jī)的取得是在集團(tuán)流動(dòng)資金仍保持1998年水平而實(shí)現(xiàn)的。企業(yè)產(chǎn)品及時(shí)交貨率從70%提高到90%; 庫(kù)存周轉(zhuǎn)次數(shù)由年周轉(zhuǎn)2次提高到6次; 標(biāo)準(zhǔn)客戶(hù)訂單提前期由10天縮短為3天。同時(shí)，在銷(xiāo)售收入增加121%的前提下，應(yīng)收賬款下降了2160萬(wàn)元，原材料庫(kù)存下降8%，產(chǎn)品總成本下降2%。
以下是完達(dá)山資金運(yùn)用改善的幾個(gè)方面：
⑴庫(kù)存降低8%。主要原因在于有了好的計(jì)劃，可以在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間得到恰當(dāng)?shù)奈锪�，從而可以不必保持很多的�?kù)存。
⑵庫(kù)存損耗減少。一方面是由于庫(kù)存降低了，庫(kù)存損耗也隨之減少; 另一方面由于ERP對(duì)庫(kù)存記錄的準(zhǔn)確性有相當(dāng)高的要求。為了保證庫(kù)存記錄的準(zhǔn)確性，就要實(shí)行周期盤(pán)點(diǎn)法，因而能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)造成庫(kù)存損耗的原因，并及時(shí)予以消除，從而可以使庫(kù)存損耗減少。
⑶加快資金周轉(zhuǎn)。應(yīng)收賬款得以及時(shí)回收，主要原因在于及時(shí)發(fā)運(yùn)產(chǎn)品,從而使應(yīng)收賬款及時(shí)回收。完達(dá)山集團(tuán)產(chǎn)品及時(shí)發(fā)運(yùn)交貨率從70%提高到90%，使應(yīng)收賬款下降了2160萬(wàn)元。
⑷改善了財(cái)務(wù)計(jì)劃能力。ERP具有對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)情況的模擬功能，并且很容易把這種模擬轉(zhuǎn)化成貨幣表示，預(yù)算變得非常簡(jiǎn)單。可以預(yù)先算出一年的物料和勞動(dòng)成本，一旦在某個(gè)時(shí)區(qū)出現(xiàn)大批計(jì)劃外的采購(gòu)時(shí)，可以非常方便地算出超出預(yù)算的部分需要多少資金。
由于ERP集成了生產(chǎn)和財(cái)務(wù)兩方面的管理功能，從而能及時(shí)協(xié)調(diào)企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)中的物流和資金流,事實(shí)上，使用ERP的最大收益在于可以預(yù)報(bào)企業(yè)運(yùn)營(yíng)情況及其變化對(duì)財(cái)務(wù)方面的影響。ERP將生產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成為一體，關(guān)鍵的財(cái)務(wù)子系統(tǒng)包括：總賬、應(yīng)付賬款、工資管理、庫(kù)存處理和庫(kù)存狀態(tài)更新、成本管理、發(fā)票和應(yīng)收賬款等。完達(dá)山集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了這些功能，管理人員將能從中獲得許多過(guò)去不可能得到的非常實(shí)際有效的數(shù)據(jù)，由此終于有了可靠的數(shù)據(jù)用來(lái)進(jìn)行企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理。原來(lái)集團(tuán)內(nèi)部沒(méi)有詳細(xì)的計(jì)劃與控制手段，主要原因在于生產(chǎn)管理方面使用的各種數(shù)據(jù)是不準(zhǔn)確的，而財(cái)務(wù)人員又必須使用這些數(shù)據(jù)，因而自然地導(dǎo)致更大程度的失真。應(yīng)用ERP系統(tǒng)后使情況發(fā)生了根本的變化,由于個(gè)體是準(zhǔn)確的,總體必然準(zhǔn)確，財(cái)務(wù)人員很容易獲得生產(chǎn)方面的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，工作效率提高了，計(jì)劃與控制能力也提高了。
完達(dá)山集團(tuán)ERP管理系統(tǒng)的成功實(shí)施，并不代表其企業(yè)信息化建設(shè)達(dá)到了終點(diǎn)，而是要在現(xiàn)有的良好信息化基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷地完善和提高,并將與四班公司繼續(xù)合作，把各分公司企業(yè)成功應(yīng)用ERP系統(tǒng)作為一個(gè)新的起點(diǎn),在此基礎(chǔ)上，逐步完善并最終達(dá)到ERP的A級(jí)管理目標(biāo)，努力完成集團(tuán)化的閉環(huán)生產(chǎn)與財(cái)務(wù)MRP系統(tǒng)，向互聯(lián)網(wǎng)擴(kuò)展，以實(shí)現(xiàn)“后ERP”的電子商務(wù)B2B模式，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。
點(diǎn)評(píng)
ERP在中國(guó)實(shí)施20多年了，為什么成功的不多，其中一個(gè)重要原因就是沒(méi)有上升到管理的高度。以前，實(shí)施ERP往往成了企業(yè)信息中心一個(gè)部門(mén)的事情，而實(shí)施ERP絕不僅僅是技術(shù)問(wèn)題，更多的是管理問(wèn)題。完達(dá)山集團(tuán)之所以能夠取得成功，是同他們的管理理念分不開(kāi)的。
完達(dá)山認(rèn)為，只有真正把ERP項(xiàng)目看作管理項(xiàng)目來(lái)實(shí)施，而非是信息項(xiàng)目，調(diào)動(dòng)全員參與，才可能產(chǎn)生最大的效益。為此，他們建立了強(qiáng)有力的項(xiàng)目實(shí)施小組，公司的管理層在實(shí)施伊始即強(qiáng)調(diào)以下四點(diǎn)：⑴“ERP項(xiàng)目實(shí)施和運(yùn)行的職責(zé)不在信息中心，而是各個(gè)相關(guān)的管理部門(mén)。”由項(xiàng)目經(jīng)理向部門(mén)負(fù)責(zé)人提出具體的培訓(xùn)、考核要求和目標(biāo)，由項(xiàng)目實(shí)施小組對(duì)管理層作總體概念培訓(xùn)和相關(guān)模塊培訓(xùn)，這對(duì)項(xiàng)目的順利實(shí)施起了很好的促進(jìn)作用；⑵樹(shù)立“不要總是讓ERP系統(tǒng)遷就現(xiàn)狀，而應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)ERP系統(tǒng)”的思想，這就保證了先進(jìn)的管理理念能借助ERP軟件這個(gè)工具，完整地移植到企業(yè)；⑶制報(bào)表客戶(hù)化，只要報(bào)表能滿(mǎn)足業(yè)務(wù)使用要求，如無(wú)特殊需要，一律使用ERP系統(tǒng)報(bào)表，這樣不僅能保證項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)展和降低實(shí)施成本，也有利于軟件的升級(jí)；⑷單引進(jìn)不吸收ERP系統(tǒng)是不能改變企業(yè)管理現(xiàn)狀的，重要的是用ERP的思想和方法去轉(zhuǎn)變管理人員的管理思想，尤其是企業(yè)中層管理干部，提高他們的素質(zhì)和管理水平，讓他們知曉ERP與企業(yè)和各自的工作關(guān)系，針對(duì)不同層次、面向不同的對(duì)象，在不同時(shí)期舉辦多層次的培訓(xùn)。對(duì)決策層側(cè)重于ERP的理論培訓(xùn)和軟件的總體概念培訓(xùn)。對(duì)于具體工作人員，模塊切換時(shí)，有現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，模塊運(yùn)行后，還有各類(lèi)專(zhuān)題培訓(xùn)等等。